Dalila Ennaciri: « Il y a urgence à réglementer » la fonction de syndic

Cotisations impayées, détérioration des parties communes, comptabilité erratique… la gestion de la copropriété au Maroc est un vrai calvaire, surtout dans les grandes villes. Opter pour un syndic de copropriété professionnel se présente alors comme la solution ultime afin de régler ces conflits.

Comment opèrent ces entreprises, quel cadre juridique réglemente leur travail, combien coûte-t-il de faire appel à un prestataire externe pour la gestion du syndic ? Autant de questions que nous avons abordé avec Dalila Ennaciri, Directrice générale de GESTIS, société de gestion de copropriété, spécialisée en facility management et property management.

H24info : La gestion de la copropriété est un vrai calvaire dans les grandes villes marocaines. Quelles sont les problématiques auxquelles vous faites le plus souvent face ?

Dalila Ennaciri : Nous rencontrons de manière générale deux types de problématiques dans une copropriété. La première est celle de la cohabitation, la notion de copropriété n’est pas encore bien ancrée dans notre vision du vivre ensemble. Dans une résidence, ceci se traduit par le non-respect des parties communes et du règlement de copropriété.

La seconde catégorie de problématiques est celle liée aux défauts des installations techniques, vices de construction ou finitions inachevés par le maitre d’ouvrage : parking inaccessible, problème d’étanchéité, ascenseurs avec pannes répétitives…

• La question des impayés revient assez souvent et c’est d’ailleurs l’un de vos arguments « la gestion des impayés et la garantie de paiement des charges des copropriétaires défaillants ». Quel est votre secret pour tenir cette promesse ?

D.E : Vous dire que nous avons un secret serait vous mentir… nous avons en revanche une procédure de recouvrement bien rodée que nous appliquons systématiquement. Nous privilégions toujours l’amiable à plusieurs reprises. L’envoi d’appels de fonds, les appels téléphoniques même l’arrangement pour un paiement en plusieurs fois. La solution radicale reste la procédure judiciaire. Celle-ci doit néanmoins suivre des étapes précises. D’abord l’envoi d’une mise en demeure de paiement par courrier recommandé ou huissier de justice dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, le syndic est en droit de saisir le tribunal de première instance en vertu de l’article 25 de la loi 18-00 modifiée en vue d’obtenir une ordonnance d’injonction de paiement à l’encontre du copropriétaire défaillant et passer le cas échéant aux procédures de saisies conservatoires sur les biens ou saisie-arrêt sur compte bancaire de la partie défenderesse.

Le recouvrement est le nerf de guerre d’une bonne gestion de syndic. Indirectement, nous entrons, qu’on le veuille ou pas, avec les copropriétaires dans une relation de cause à effet plus que d’une obligation légale. Autrement dit, je paye mes cotisations, car je suis satisfait (e). Je ne paye plus mes cotisations pour vos exprimer mon désaccord et mon mécontent. C’est pour cela que le recouvrement chez GESTIS n’est pas centralisé, mais il est fait partie des prorogatifs de nos chargés de compte client. Les chargés de comptes clients connaissent leurs copropriétés, connaissent leurs spécificités et leurs problèmes et travaillent en binômes avec les chefs de site sur le terrain. Le recouvrement étant un de leurs objectifs ils doivent œuvrer et tout faire pur atteindre des taux satisfaisants toujours en privilégiant les relances à l’amiable.

• Comment concilier entre l’intransigeance qu’on attend d’un prestataire externe et la nécessité de maintenir un climat cordial avec les copropriétaires ?

D.E : Le syndic, qu’il soit bénévole ou professionnel, jour un rôle à la fois central et déterminant pour le bien de la copropriété et le bien-être des copropriétaires. Sa première responsabilité est de mettre en place une structure qui répond aux exigences de la loi et capable de garantir le bon fonctionnement de la copropriété, à savoir le règlement de copropriété, la tenue des assemblées générales et des réunions régulières avec leurs procès-verbaux. Ces règles de base permettent d’instaurer un climat de confiance de responsabilité et deviennent les références en cas de désaccord ou de litige.

Notre métier exige beaucoup de patience et de communication. Il repose sur la médiation positive, car les copropriétaires sont à la fois nos clients qu’il faut satisfaire, mais aussi les personnes que nous risquons d’ester en justice, si besoin, pour défendre les intérêts du syndicat de la copropriété.

• Quels sont les différents changements réglementaires qu’a connus l’arsenal juridique de la copropriété ?

D.E : Il y a eu d’abord le dahir du 16 novembre 1946 qui a réformé en profondeur le cadre juridique de la copropriété en instituant « des sociétés de construction ». Cette loi a donné un cadre légal aux projets de construction qui regroupent, grâce a elle, des associés dans le but d’acquérir un logement.

Ensuite, en 1992 la loi 25-90 dite loi des lotissements a introduit la notion de copropriété dans son article 45 qui évoque le règlement de copropriété que le promoteur dépose à la commune dès lors qu’il y a parties communes. C’est le vrai début de naissance de la notion de copropriété au Maroc.

C’est avec le texte 18-00 en 2002 que la vraie loi sur la copropriété connaitra le jour avec des règles de cohabitation plus explicites. Les notions de parties communes, parties privatives, tantièmes, règlement de copropriété, etc. rentrent pour la première fois officiellement dans le jargon de la copropriété grâce au dépôt du règlement de copropriété par le maitre d’ouvrage qui devient un document clés dans le processus d’obtention du permis d’habiter.

En 2016, la loi 106-12 va compléter l’arsenal initial notamment avec l’introduction de la copropriété horizontale autrement dit les ensembles immobiliers de villas et le passage du temps de prescription des dettes de 2 à 5 années.

• Y a-t-il des exigences ou des critères d’entrée pour exercer la profession de gestion de syndic ?

D.E : Hélas non ! Il n’y a pas de carte professionnelle, pas d’agrément, pas de formation exigée et encore moins d’organismes de tutelle, or en tant que gestionnaires professionnels du syndic, nous avons accès à des informations personnelles, faisons la collecte et la gestion de fonds qui peuvent parfois atteindre plusieurs millions de dirhams, et certaines sociétés de syndic n’ont même pas de siège social et opèrent en domiciliation, pendant plusieurs années.

J’ai personnellement, et à chaque fois que j’en ai eu l’occasion, sensibilisé sur la nécessité et l’urgence d’une réglementation de la pratique du métier, surtout que de plus en plus de copropriété font le choix de confier la gestion de leur syndic à des sociétés spécialisées.

Malgré l’absence de ce cadre juridique, nous faisons chez GESTIS de la réglementation et de l’assise juridique d’une copropriété notre priorité et ceci passe par les compétences et le savoir juridique en matière de copropriété dont nous disposons et par les profils que nous recrutons que ce soit sur le terrain (nos chefs de site) ou en back-office (nos chargées de compte client). Les ensembles immobiliers sont de plus en plus grands et les installations de plus en plus complexes… on ne s’improvise pas syndic.

• Est-ce cher de faire appel aux services d’une société externe pour la gestion du syndic ?

D.E : Il n’y a pas de tarifs fixes ou unifiés pour des honoraires de syndic. Le coût de la prestation est relatif et dépend de plusieurs critères qui sont la taille de la copropriété, son standing, les espaces communs à gérer et la complexité de la mission. À titre d’exemple, il est tout à fait normal qu’une résidence de 4 immeubles 50 copropriétaires et qui dispose de 5.000 m² d’espaces verts communs, une piscine et 6 ascenseurs coûte plus cher qu’une résidence d’un seul immeuble de 12 appartements, avec un ascenseur et dont les seuls espaces communs sont le garage, les escaliers et la terrasse.

Faire appel à une société de Syndic représente sans doute, un coût supplémentaire, mais il devient justifié, voire indispensable, dès que la copropriété atteint une taille critique qui rend compliqués la gestion du quotidien, les actions d’entretien et surtout le recouvrement.

• Existe-t-il des règles en matière de seuil d’honoraires ou de modalités de fixation des cotisations à verser par les copropriétaires ?

D.E : Non, il n’y a pas de tarification type pour les cotisations de syndic. Une copropriété doit établir son budget prévisionnel de fonctionnement, c’est-à-dire dresser et chiffrer ses différents contrats de fonctionnement : entretien, sécurité, nettoyage, énergie… Ensuite, répartir ce budget sur l’ensemble des copropriétaires aux tantièmes ou bien au forfait si l’assemblée générale vote pour le forfait. Il y a naturellement un seuil oui, c’est le seuil qui va permettre à la société de syndic de rentrer dans ses frais et de se permettre une marge correcte. Notre travail est très consommateur de ressources humaines et de moyens de réactivité mis à la disposition de nos clients. Le juste prix est le prix d’une bonne délégation de gestion de syndic conformément au budget voté.

• Concrètement, de quoi a besoin une copropriété pour être bien tenue ?

D.E : Pour être bien tenue, une copropriété a besoin de respecter son règlement de copropriété qui s’inspire de la loi 18-00 modifiée. Elle a besoin d’un syndic, qu’il soit bénévole ou professionnel, responsable, crédible et transparent qui communique de manière claire avec ses copropriétaires.

Pour être bien tenue, une copropriété doit en premier lieu assurer l’entretien et la bonne marche de ses équipements et installations techniques. Une bonne copropriété est aussi une copropriété qui maitrise sa comptabilité et ses dépenses, et veille sur l’amélioration de la qualité de vie de ses copropriétaires, et c’est dans ce sens que l’apport d’une société de syndic peut apporter une valeur ajoutée.

Aujourd’hui, les prestations que peut proposer une société de syndic n’ont pas de limites. Elles peuvent commencer par les prestations de base comme la gestion administrative, le recouvrement et la gestion des prestataires, mais s’étendre à des aspects plus larges au service du bien-être des copropriétaires, et cela peut inclure par exemple des services de conciergerie que nous mettons à la disposition de nos clients copropriétaires par exemple.

• Comment la dématérialisation transforme le métier de syndic ?

D.E : Nous pensons justement qu’en 2021, un syndic doit se digitaliser. C’est pourquoi nous avons mis au point notre propre application de gestion qui nous permet d’en maitriser les évolutions et surtout une sauvegarde des données sur nos serveurs sans dépendre d’un abonnement SAAS ou autre.

Nous pensons que le syndic n’a pas le droit d’avoir une gestion opaque de ses copropriétés. Le copropriétaire a parfaitement le droit d’avoir accès à l’information sur tout ce qui a été fait pour lui. C’est pourquoi en un clic, tous nos copropriétaires ont accès 7 j/7 et 24h/24 à toutes les informations qu’ils souhaitent obtenir. Chez GESTIS, nous mettons un point d’honneur à privilégier la proximité avec le copropriétaire. C’est pourquoi chaque copropriété a en plus de son chef de site sur le terrain une chargée de compte client en back-office dédiée, disponible et joignable facilement par le biais de nos outils.

Nous pensons qu’en tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, un syndic se doit de communiquer avec ses copropriétaires sur les actions initiées pour le compte de la copropriété. C’est pourquoi nous partageons via notre application de gestion les rapports de gestion mensuels mis à disposition de nos copropriétaires, mais aussi les procès-verbaux de chaque réunion tenue avec le conseil syndical pour garder le cap du plan d’action et la chronologie des réunions.

Nous pensons qu’en tant que mandataire des copropriétaires pour la gestion de leur bien commun, le syndic doit être à l’écoute des avis des copropriétaires. C’est pourquoi nous avons développé par le biais de nos outils, la possibilité pour tout copropriétaire d’apporter son avis sur les devis et factures, de proposer une entreprise ou un devis, et de participer à la préparation de la prochaine AG.